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RÔLE DES OFFICIERS D'ASSEMBLÉE DE COPROPRIÉTAIRES

Samedi, 26 novembre 2016


 
 
 




La nomination des officiers d’assemblée est nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.
 
Chaque officier occupe son poste jusqu’à ce que l’assemblée lui désigne un remplaçant, ou jusqu’à ce qu’il démissionne. L’éventail des titres et charges attribués aux officiers d’assemblées est diversifié : président, vice-président, secrétaire d’assemblée et scrutateur. C’est le Règlement de l’immeuble (deuxième partie de la déclaration de copropriété) qui prévoit les règles à suivre à cet égard.
 
Le président d’assemblée
À la tête de l’assemblée se trouve son président, qui ouvre la séance, dirige les débats, fait respecter la procédure et l’ordre du jour, en plus de s’assurer du déroulement harmonieux et efficace de l’assemblée. Le président vérifie si l’avis de convocation a valablement été transmis, à l’intérieur du délai prévu à la déclaration de copropriété, et s’il a été accompagné de tous les documents nécessaires.
 
Véritable animateur des débats, son rôle consiste à assurer le respect de l’ordre du jour. Le président d’assemblée ne détient aucun pouvoir discrétionnaire, et encore moins celui de faire ajouter des questions à l’ordre du jour qui n’ont pas été inscrites dans le délai prévu au Code civil du Québec.
 
L’application des règles de déroulement de l’assemblée est un autre devoir qui lui incombe et pour lesquelles il doit trancher. C’est lui qui accorde la parole et la reprend. Bien qu’il doive laisser les copropriétaires débattre chaque projet de résolution qui figure à l’ordre du jour de l’assemblée, il peut limiter le temps de parole des intervenants. Et advenant un dérapage de la part d’un copropriétaire qui insulterait, injurierait ou manquerait de respect à quiconque assiste à une assemblée, le président pourrait ordonner qu’il en soit expulsé.
 
Ses pouvoirs et prérogatives sont étendus : il doit se prononcer sur la conformité de certains documents, par exemple les procurations et les résolutions soumises au vote, et faire établir une feuille des présences ainsi qu’un procès-verbal qu’il signera.
 
Par ailleurs, ses responsabilités sont déterminantes lors des prises de décision en assemblée, car il doit faire voter les questions à l’ordre du jour. Rappelons que tous les points à l’ordre du jour ne constituent pas nécessairement des questions, par exemple le budget. De plus, le président d’assemblée doit décider si chaque résolution est adoptée (ou non) par rapport aux règles de majorités applicables, et ce, au plus tard avant la fin de la séance. Après l’assemblée, il voit à ce que le secrétaire rédige un compte rendu fidèle au contenu des débats, à savoir ceux qui ont eu lieu pendant l’assemblée, puisque c’est lui qui approuve et signe le procès-verbal (cette « approbation » n’a donc pas à être faite pendant l’assemblée suivante).
 
Le vice-président d’assemblée
Le vice-président agit en lieu et place du président, dans le cas où ce dernier est dans l’impossibilité d’assumer sa charge temporairement ou en permanence.
 
Le secrétaire d’assemblée
La désignation d’un secrétaire par l’assemblée des copropriétaires est un prélude obligatoire aux délibérations, car sa charge consiste à rédiger le procès-verbal. Il note les propositions, résume les délibérations, enregistre les votes et rend compte des interventions du président d’assemblée. Bien qu’il ne possède aucun rôle actif dans l’assemblée, il pourra parfois poser des questions pour garantir l’exactitude du procès-verbal. Le procès-verbal ne doit en aucun cas constituer un verbatim, raison pour laquelle le secrétaire ne prend en note que l’essentiel de ce qui s’y dit. Prendre les présences des copropriétaires en précisant leur fraction et leur nombre de voix, tout autant qu’inscrire le nom de la personne qui les représente à l’assemblée (le cas échéant), relève aussi de ses responsabilités.
 
Les scrutateurs d’assemblée
En vertu de la déclaration de copropriété, l’assemblée élit un ou plusieurs scrutateurs d’assemblée. Les scrutateurs d’assemblée garantissent le déroulement plus efficace des votes, les dépouillent et les comptabilisent pendant que l’assemblée suit son cours.
 
 
BON À SAVOIR! Certaines déclarations de copropriété prévoient que les officiers d’assemblée ne peuvent être membres du conseil d’administration du syndicat. Il vous appartient de respecter cette règle afin d’éviter une contestation de la validité de l’assemblée et des décisions qui y ont été prises.
 
À RETENIR : Le président, le vice-président, le secrétaire et les scrutateurs (au besoin) sont généralement élus lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires. Ils demeurent en fonction jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.
 
ATTENTION! La responsabilité personnelle d’un président d’assemblée peut être mise en cause. Il peut donc faire l’objet de poursuites judiciaires — qu’il soit rémunéré ou non — en cas de manquement grave à ses obligations. Avant d’assumer cette charge, il convient donc de vérifier si la police d’assurance souscrite par le syndicat couvre la responsabilité civile des officiers d’assemblée.
 
CONSULTEZ L’OUVRAGE : Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires
 

Source : Condolégal.com Inc.